المقدمة:
تمثل كراسات الشروط والمواصفات (RFP – RFI) الأداة المحورية لضمان نجاح المشاريع من خلال توفير إطار عمل واضح للموردين والشركاء. إن القدرة على إعداد هذه الكراسات باحترافية تعزز من فرص تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسات، وتُقلل من المخاطر المتعلقة بالتوريد وتنفيذ المشاريع. يهدف هذا البرنامج إلى تمكين المشاركين من إعداد كراسات متكاملة وفعّالة باستخدام منهجيات مُعتمدة تُراعي أدق التفاصيل الفنية والتجارية. يهدف هذا البرنامج إلى إعداد المشاركين ليصبحوا خبراء في صياغة كراسات الشروط والمواصفات (RFP – RFI) وفقًا لأعلى المعايير العالمية، مما يضمن تحقيق الكفاءة والاحترافية في إدارة المشاريع وتعزيز فرص نجاحها.
الأهداف:
- تمكين المشاركين من فهم شامل لكيفية إعداد كراسات الشروط والمواصفات.
- تعزيز القدرة على وضع معايير واضحة لتقييم العروض المقدمة من الموردين.
- تعليم أساليب صياغة المواصفات الفنية والتجارية باحترافية ووضوح.
- إكساب المشاركين مهارات مراجعة وتحليل الكراسات لضمان التوافق مع أهداف المشاريع.
- تطوير نهج عملي لتحسين وتطوير العملية المستقبلية لإعداد الكراسات.
المحاور:
المحور الأول: المفاهيم الأساسية لكراسات الشروط والمواصفات
- تعريف RFP وRFI ودورهما في إدارة المشاريع.
- الفرق بين كراسة الشروط والمواصفات والعقود.
- دورة حياة كراسات الشروط ضمن دورة المشروع.
- أمثلة حقيقية على كراسات فعّالة وغير فعّالة.
- التحديات الرئيسية وكيفية التغلب عليها.
المحور الثاني: التخطيط لإعداد الكراسات
- جمع وتحليل متطلبات المشروع وتحديد نطاق العمل.
- وضع الأهداف الرئيسية والفرعية للكراسة.
- تصميم خطة زمنية لإعداد الكراسة ومراجعتها.
- التنسيق بين الأطراف المعنية والمساهمة في صياغة المتطلبات.
- تحديد الموارد اللازمة لإنجاز الكراسة بكفاءة.
المحور الثالث: صياغة كراسات الشروط والمواصفات باحترافية
- كتابة المقدمة ونطاق العمل.
- تحديد الشروط الفنية والتجارية بشكل متكامل.
- إعداد الجداول الزمنية وشروط التسليم.
- كتابة معايير الجودة وشروط التقييم.
- النصائح العملية لضمان الوضوح والدقة في الصياغة.
المحور الرابع: تقييم العروض واختيار الموردين
- تصميم معايير تقييم موضوعية ومحددة.
- تحليل العروض الفنية والتجارية المقدمة.
- مقارنة العروض واختيار الأنسب بناءً على المعايير.
- إعداد تقارير التقييم ورفع التوصيات.
- التفاوض مع الموردين لضمان التوافق مع الكراسة.
المحور الخامس: التحسين المستمر وتطوير الكراسات المستقبلية
- مراجعة الأداء السابق وتحليل الأخطاء الشائعة.
- تطبيق المنهجيات الحديثة لتطوير الكراسات.
- الاستفادة من الأدوات التقنية لتعزيز كفاءة الإعداد.
- وضع خطة لتحسين وتطوير كراسات الشروط المستقبلية.
- نماذج عملية للتطوير والتحسين المستمر.