المقدمة:
مع تطور أدوار مديرو المكاتب المحترفون خلال السنوات الأخيرة أصبحت تتضمن مسؤوليات إضافية حيث بات يتطلب مهارات متقدمة مثل القدرة على التعامل مع المهام المعقدة وبناء العلاقات والتعامل مع النزاعات واتخاذ القرارات الصعبة، وأن يكونوا مبدعين ولهم دور فعال في الفريق وعلى استعداد لتحمل المخاطر، وقدرة على تمثيل المدراء والتواصل بشكل فعال.
وأصبحت إدارة المكاتب مهمة معقدة ومعقدة بشكل متزايد بالإضافة للسكرتارية، حيث إن الطلب المتزايد على السرعة والدقة، والمعرفة بالتكنولوجيا الجديدة والقوى العاملة المتنوعة بشكل متزايد، يجلب التحديات وكذلك فرص النمو.
الأهداف:
في نهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:
- معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية.
- معرفة كاملة بالآفاق الجديدة للمكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
- إجادة التمييز مدير المكتب التنفيذي وأنواع السكرتارية الأخرى {العامة – الخاصة – المتخصصة}.
- إجادة مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات، والهيئات، والمؤسسات، والشركات.
المحاور:
الوحدة الأولى:
- مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
- ماهية وطبيعة النشاط المكتبي.
- الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
الوحدة الثانية:
- أنواع مدراء المكاتب وأهميتها ومهامها.
- أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
- مفهوم حفظ المعلومات، تنظيم الاجتماعات واللجان.
- التواصل الفعال و أهميته في بيئة العمل
- الفن الانصات الجيد والحديث الفعال.
الوحدة الثالثة:
- حفظ أوراق المكتب {التصنيف – الترقيم – الهندسة}.
- مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
- كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
- قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
- تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.
الوحدة الرابعة:
- الكتابة الإدارية والمراسلات والمذكرات.
- إعداد وصياغة التقارير.
- مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
- مهارات معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
- متطلبات الاجتماع الفعال.
الوحدة الخامسة:
- فن التعامل وفهم أنماط الشخصيات
- لغة الجسد وأهميته في بيئة العمل.
- تقييم وختـام الـبرنامـج.