المقدمة:
مع تطور أدوار محترفو المكاتب والسكرتارية خلال السنوات الأخيرة أصبحت تتضمن مسؤوليات إضافية حيث بات يتطلب مهارات متقدمة مثل القدرة على التعامل مع المهام المعقدة وبناء العلاقات والتعامل مع النزاعات واتخاذ القرارات الصعبة، وأن يكونوا مبدعين ولهم دور فعال في الفريق وعلى استعداد لتحمل المخاطر، وقدرة على تمثيل المدراء والتواصل بشكل فعال.
وأصبحت إدارة المكاتب مهمة معقدة ومعقدة بشكل متزايد بالإضافة للسكرتارية، حيث إن الطلب المتزايد على السرعة والدقة، والمعرفة بالتكنولوجيا الجديدة والقوى العاملة المتنوعة بشكل متزايد، يجلب التحديات وكذلك فرص النمو.
الأهداف:
- معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية.
- معرفة كاملة بالآفاق الجديدة للمكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
- إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى {العامة – الخاصة – المتخصصة}.
- إجادة مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات، والهيئات، والمؤسسات والشركات.
المحاور:
الوحدة الأولى:
- مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
- ماهية وطبيعة النشاط المكتبي.
- الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
الوحدة الثانية:
- أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.
- أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
- مفهوم حفظ المعلومات، تنظيم الاجتماعات واللجان.
- الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى.
- فن الانصات الجيد والحديث الفعال.
- أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء، والوكلاء، والمدراء والمسؤولين.
الوحدة الثالثة:
- حفظ أوراق المكتب {التصنيف – الترقيم – الهندسة}.
- مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
- كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
- قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
- تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.
الوحدة الرابعة:
- الكتابة الإدارية والمراسلات والمذكرات.
- إعداد وصياغة التقارير.
- مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
- مهارات معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
- تنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
- متطلبات الاجتماع الفعال.
الوحدة الخامسة:
- نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
- التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
- استخدامات الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية.
- تقييم وختـام الـبرنامـج.