المقدمة:
تعتبر إدارة الفعاليات البيئة الحاضنة لكل من يتمتع بفكر إبداعي وقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط ومراعاة التفاصيل الدقيقة التي تصنع فارقاً كبيراً. وتتميز إدارة الفعاليات بكونها إحدى المجالات الديناميكية التي تتطلب معرفة واسعة بأصول التعامل الفعال مع مزوّدي الخدمات والتنسيق مع الأطراف المعنية بالفعاليات وفهم معمّق حول التشريعات واللوائح التنظيمية ذات الصلة بالصحة والسلامة واستصدار التراخيص، والتصاريح، والأذونات الخاصة، وغيرها. وتكمن أهمية إدارة الفعاليات في أنها تتمحور بالدرجة الأولى حول القدرة على طرح أفكار مبتكرة وتنفيذها بطريقة احترافية.
الأهداف:
- التعرف على مراحل وتطور هذه الصناعة ومتطلبات نجاحها.
- تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية عن الفعاليات.
- تمكين المشاركين من تخطيط وتنظيم إدارة الفعاليات.
- تمكين المشاركين من تكوين اللجان المختلفة للفعاليات (أدوارها، وظائفها، مسؤولياتها).
- تمكين المشاركين من التحضير الفعال لجلسات الاجتماعات من لجان وندوات ومؤتمرات
- تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول.
- استقبال الضيوف الرسميين والوفود الزائرة.
المحاور:
الوحدة الأولى: الإتيكيت (تعريفة، نشأته، أهميته)
- البروتوكول (تعريفه، نشأته، أهميته).
- الفرق بين الإتيكيت و البروتوكول.
- كيف تكون سفيرا لجهة عملك؟
- الانطباع الأول (كيف تجعل النظرة الأولية لصالحك؟)
- الصورة الذهنية (كيف تحمي سمعتك و سمعة مؤسستك؟)
الوحدة الثانية: الاتصال وفنون الحديث وفقا لقواعد البروتوكول والإتيكيت
- المصافحة.
- التقديم والتعارف.
- الحديث مع الآخرين (الأخطاء الفادحة في الحديث)، و الحديث بلغة أجنبية.
- ثقافة الإصغاء و أهميتها للعاملين في مجال المراسم (كسب مهارات الإنصات الجيد).
- بروتوكول بطاقة الدعوة الرسمية.
- بروتوكول إعداد برنامج زيارة لشخصية هامة (3 مراحل).
الوحدة الثالثة: قواعد المراسلات الدبلوماسية
- الأنماط التقليدية للمحررات الدبلوماسية.
- صياغة المعاهدات و الاتفاقيات الدولية.
- الصيغ القانونية الأخرى للمحررات الدبلوماسية (مذكرة التفاهم- تبادل الرسائل – المحاضر المتفق عليها).
- المراسلات الدبلوماسية الروتينية مع البعثات الأجنبية.
- المحررات الدبلوماسية في عهد البريد الإلكتروني.
- الجوانب الفعلية المتصلة بقواعد المراسم.
- قواعد الإتيكيت في المراسلات الدبلوماسية.
- حالة عملية وتفاعل.
الوحدة الرابعة: تنظيم الفعاليات والمؤتمرات علم أم فن؟
- أهمية المعارض والفعاليات والمؤتمرات في تحقيق أهداف المنظمات.
- أهمية صناعة إدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.
- مفهوم الحدث (الفعالية أو المناسبة).
- أنواع الفعاليات والمناسبات.
- القواعد الأساسية لعقد الفعاليات.
- معوقات تنظيم الفعاليات.
- إدارة الفعاليات الدولية (قبل انعقاد الفعالية، أثناء انعقاد الفعالية، بعد اختتام الفعالية).
الوحدة الخامسة: التخطيط لإدارة الفعاليات والمؤتمرات الدولية
- المخططات الإدارية لتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات.
- الخطوات المعلوماتية والهيكلية واللوجستية الخاصة بتنظيم حدث أو مناسبة ما.
- شروط التنظيم الناجح لإدارة الفعاليات الدولية.
- آليات الإعداد والتخطيط المبكِّر للفعاليات.
- أدوات الإبداع والابتكار في أنشطة المؤتمرات والاحتفالات.
- التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات.
- خطوات التنفيذ العملي لفعالية أو المؤتمر أو المعرض.
- متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر أو الفعالية أو المعرض.
الوحدة السادسة: إدارة فرق العمل في الفعاليات والمؤتمرات الدولية
- تشكيل فريق إدارة الفعاليات.
- تحديد الموارد البشرية لإدارة الفعالية أو المؤتمر أو المعرض.
- ترتيب وتشكيل اللجان المنظمة للفعاليات ومهامها.
- مهام وأدوار اللجان (العلاقات العامة، اللجنة التحضيرية، اللجنة الإعلامية).
- آليات تدريب وتحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر أو المعرض.
- إدارة العلاقات العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.